中国电科某研究所知识工程系统

一、项目背景

  中国电子科技集团有限公司某所是新中国成立后创建的第一个综合性电子技术研究所，属于国家一类科研事业单位。主要从事军用电子装备和信息系统的研制、生产及售后服务。拥有多个硕士学位授权点和博士后科研工作站。

二、问题与挑战

  各部门根据实际业务发展需要，先后开展了部分单点知识库的建设，用于管理和支撑业务发展；设计师在日常工作中主要通过现有知识数据的查询或参考外部数据用以开展具体工作，部分知识数据通过OA形式或口头交流的方式完成个人之间、部门之间的数据传递与共享，具备了一定的研发知识管理、建设、共享、应用的能力。但伴随组织项目管理水平持续提升、产品形态复杂多样、研发过程精细化、组织规模不断扩充的能力建设要求，XX所在全面提升产品设计质量、设计效率、组织知识财产管理等核心竞争力面临越来越多的挑战：

  1、没有形成组织级知识管理体系：

  现阶段大部分研制资料存储于PDM、综合项目管理系统统一数据库或分散存储在各部门个人电脑中，没有相关完善的知识管理制度。在所网主页虽建立了统一的知识地图入口（规划了部分的知识分类体系），但没有工程化应用，由于没有统一的知识共享发布应用平台，不能统一规划、统一管理，导致企业知识资产状况无法了解，项目知识成果无法有效传承与共享，无法深入挖掘知识管理规律，增加各部门知识应用成本。

  2、知识资产易流失：

  产品研制组织中的岗位一般都是相对固定，但人员的流动、转岗、退休、离职后其岗位知识、经验等也就随之流失掉，导致了岗位知识得不到有效的固化、传承，后继者没有可借鉴的信息资源。但这些花费了大量人力物力创造的知识资产，因为缺乏有效的管理系统，会因为人员流动、设备的更换而流失，对无形资产造成了一定的隐患。

  3、知识共享困难，形成信息孤岛：

  在日常工作过程中，部门与部门之间，岗位与岗位之间，存在着大量知识共享的需求，一般通过邮件等方式传递，既不方便也不安全。各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间相对的孤立，各种信息无法顺畅地在部门与部门之间流动，形成了信息孤岛，不能使企业知识资源配置最优化。

  4、专家知识发掘和利用的困境：

  由于没有统一平台的支撑，在日常工作过程中员工遇到问题不知如何解决，也不知该找哪位专家帮助解决。专家头脑中的知识经验缺少挖掘的平台，使得知识得不到充分利用。此外，由于缺少共享平台，专家解答过的知识、经验等不能让更多的人学习，得不到有效的共享、传承，造成专家知识的流失。

  5、知识再利用不足：

  在产品研发、业务经验、资料、方案等知识利用率较低，员工需要找准确的资料和知识时，往往没有统一、准确、及时更新的数据源，仅凭借自己的经验做出决策，或者是从头再来，从零做起，导致重复劳动，不仅效率低下，而且没有充分借鉴前人经验。

  6、知识资产量化不足：

  对知识资产的统计不足，没有真正树立起知识资产也是我所无形资产的重要部分的理念，不能明确的了解各部门的知识存量状况，知识贡献状况等。

三、解决方案

  通过构建平台内部知库与集成外部平台知识对知识进行获取与存储，并通过知识问答调挖掘公司内部的隐性知识。在获取知识后通过标签体系对知识进行组织管理，并通过自动抽取标签将现有知识库中的高频词抽取形成标签，不断完善优化标签体系。通过标签体系与知识条目的组织，用知识地图对关系进行挖掘，形成以专业、角色、岗位等维度的知识地图。在知识应用，可以基于关键词、全文检索等对知识进行检索。在检索时，与word文档打通，实现文档查看时快速检索公司知识。对自己关注的知识可以进行收藏于分享，打通跨部门间的知识壁垒。在知识运营，可以对知识进行统计分析、绩效评价，激活知识使用的积极性并对知识持续优化提供数据分析。

四、项目成果

  ● 集成了所内的软配、PDM、档案管理系统及科技情报系统等7个单点知识库，聚集约300多万项知识条目；

  ● 构建面向研发需要的各类知识库，通过知识和协同设计流程的融合，对研发活动进行了知识的推送，实现知识的有效共享和重用；

  ● 建立全所研发知识的统一门户，实现知识资源检索的统一管理，分别针对显性知识和隐性知识定义知识获取方法和途径，实现研发知识的有效汇聚与规范定义；

  ● 形成了从业务、产品、岗位、专业等视角的多维度知识地图，提升知识被发现概率；

  ● 实现基于流程任务的知识情景推荐，并根据员工近期知识行为进行知识推荐，知识复用率约提供了50%；

  ● 通过员工知识绩效分析、知识有效性分析以及知识分布统计分析等手段，建立科学、量化的评价方法，指导全所知识管理的可持续推进。